در حال حاضر، ایجاد دو سامانه موازی برای ثبت قراردادهای اجاره و خرید و فروش املاک صنعتی، تجاری و مسکونی—یعنی سامانه‌های «خودنویس» و «کاتب»—سبب بروز سردرگمی و ابهام‌هایی در میان مردم شده است. این وضعیت نشان‌دهنده عدم یکپارچگی در فرآیند مدیریت بازار مسکن و نیاز مبرم به همسویی و هماهنگی در خدمات دولت است.
به گفته اعضای هیأت رئیسه اتحادیه مشاوران املاک، سامانه خودنویس (https://khodnevis.mrud.ir) به افزایش فعالیت‌های دلالی سرپایی و معاملات غیررسمی در این حوزه کمک کرده است. آزاد گذاشتن ثبت قراردادها برای تمامی افراد، ممکن است منجر به ثبت قراردادهای بدون دانش حقوقی لازم شود و در نتیجه، مشکلات حقوقی و معاملات نادرست ایجاد نماید که هم به سود و ضرر افراد بی‌تجربه تمام می‌شود و هم بر سلامت بازار تأثیر منفی دارد.
در مقابل، سامانه کاتب (https://kateb.ir) به‌طور خاص برای کاربران دارای مجوز و حرفه‌ای طراحی شده است. تنها مشاوران املاک رسمی و مجاز می‌توانند از این سامانه بهره ببرند. این محدودیت، اعتبار و اعتماد بیشتری به کاتب می‌دهد و ریسک بروز مشکلات حقوقی را کاهش می‌دهد. بنابراین، این سامانه به عنوان مرجع تخصصی برای ثبت قراردادهای خرید و فروش و اجاره ملک شناخته شده است و نقش مهمی در کاهش ریسک‌های حقوقی مرتبط با معاملات ملکی بازی می‌کند.
هر دو سامانه، «خودنویس» و «کاتب»، ابزارهای الکترونیکی مهمی برای مدیریت معاملات ملکی در ایران محسوب می‌شوند، اما در قابلیت‌ها، اهداف و نحوه کارکرد تفاوت‌های بنیادی دارند. در ادامه، به مقایسه دقیق و جزئی این دو سامانه پرداخته می‌شود تا تفاوت‌ها، مزایا و محدودیت‌های هر یک بهتر درک شود.
سامانه کاتب چیست؟
سامانه کاتب، سامانه‌ای رسمی و تحت نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است که به منظور تسهیل، شفاف‌سازی و الکترونیکی‌سازی فرآیند تنظیم و ثبت قراردادهای معاملات املاک توسط مشاوران املاک دارای پروانه صنفی فعال راه‌اندازی شده است.
این سامانه به مشاوران املاک امکان می‌دهد پیش‌نویس قراردادهای بیع، اجاره و سایر معاملات اموال غیرمنقول را با رعایت قالب‌های یکسان و استاندارد، به صورت الکترونیکی تنظیم و برای ثبت رسمی به دفاتر اسناد رسمی ارسال نمایند.
مستند قانونی:
- قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول (۱۴۰۳) و آیین‌نامه‌های اجرایی آن
- بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
ویژگی‌های سامانه کاتب
- دسترسی صرفاً برای مشاوران املاک دارای پروانه صنفی فعال
- استفاده از قراردادهای یکسان و نمونه (مطابق دستورالعمل)
- ارتباط آنلاین با سامانه ثبت اسناد رسمی جهت ارسال پیش‌نویس قراردادها
- ثبت الکترونیکی کلیه اطلاعات و مستندات طرفین معامله
- کاهش جعل، تخلفات و اختلافات ناشی از قراردادهای عادی
سامانه خودنویس چیست؟
سامانه خودنویس، سامانه‌ای است که به اشخاص حقیقی و حقوقی (شهروندان عادی یا نمایندگان آنها) این امکان را می‌دهد که پیش‌نویس قراردادهای خود را به صورت غیرحضوری و الکترونیکی، با رعایت قالب‌های قانونی موجود، تنظیم و مستقیماً برای ثبت رسمی به دفاتر اسناد رسمی ارسال نمایند.
این سامانه برای افرادی طراحی شده که بدون مراجعه به مشاور املاک یا واسطه، قصد دارند قرارداد خود را تنظیم و ثبت کنند.
مستند قانونی:
- قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول (۱۴۰۳)
- آیین‌نامه اجرایی و بخشنامه‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
ویژگی‌های سامانه خودنویس
- دسترسی برای عموم شهروندان و اشخاص حقوقی (بدون نیاز به پروانه صنفی)
- امکان تنظیم انواع قراردادها (مطابق قالب‌های مصوب)
- ارسال مستقیم پیش‌نویس به دفاتر اسناد رسمی برای طی مراحل ثبت رسمی
- افزایش شفافیت و کاهش هزینه‌های واسطه‌گری
موارد استفاده سامانه کاتب و خودنویس
سامانه کاتب و خودنویس دو سامانه مجزا با کاربردهای متفاوت هستند. سامانه کاتب برای ثبت اسناد رسمی، مالکیت معنوی و مدیریت املاک به کار می‌رود، در حالی که سامانه خودنویس بیشتر برای ثبت قراردادهای اجاره مسکن و دریافت کد رهگیری استفاده می‌شود. در ادامه به توضیحات بیشتری در این زمینه می‌پردازیم.
سامانه کاتب
- تنظیم و ثبت قراردادهای خرید و فروش، اجاره، صلح، پیش‌فروش و سایر معاملات املاک توسط مشاوران املاک
- استفاده برای معاملات معمول بازار مسکن و مستغلات که از طریق بنگاه‌های املاک انجام می‌شود
- ثبت قراردادهای اجاره (به ویژه اجاره‌های بیش از ۲۴ ماه) و معاملات مشمول قانون الزام به ثبت رسمی
سامانه خودنویس
- تنظیم و ثبت قراردادهای توافقی بین اشخاص بدون دخالت مشاور املاک (مثلاً معاملات خانوادگی، دوستانه یا توافقی)
- ثبت انواع قراردادهای انتقال مالکیت، اجاره، صلح، هبه و سایر اعمال حقوقی نسبت به اموال غیرمنقول
- استفاده برای اشخاصی که مایل به تنظیم قرارداد بدون واسطه و صرفاً با مراجعه به دفتر اسناد رسمی هستند
استناد به مقررات و منابع رسمی
- قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول (مصوب ۱۴۰۳)، مواد ۲ و ۳
- ماده ۲: «درخواست‌های پیشنهادی تعیین نام اشخاص حقوقی از طریق سامانه جامع به صورت غیرحضوری و با تکمیل اطلاعات و مستندات الکترونیکی ارسال می‌شود.»
- آیین‌نامه اجرایی قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول
- سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور:
www.ssaa.ir - کتاب قانون الزام به ثبت رسمی سیاوش هوشیار
- اطلاعات رسمی منتشره در پایگاه اطلاع‌رسانی قوه قضاییه و رسانه‌های تخصصی حقوقی
آیا سامانه خودنویس و ثبت مستقیم معاملات باعث حذف مشاوران املاک می‌شود؟
خیر. وجود سامانه خودنویس و امکان ثبت مستقیم قراردادها توسط شهروندان به معنای حذف کامل مشاوران املاک از فرآیند معاملات املاک نیست، بلکه موجب ایجاد «حق انتخاب» برای شهروندان و افزایش شفافیت و رقابت سالم شده است.
دلایل:
1. قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، تنظیم معاملات املاک را هم توسط مشاوران املاک (از طریق سامانه کاتب) و هم توسط اشخاص حقیقی و حقوقی (از طریق سامانه خودنویس) مجاز دانسته است.
2. مراجعه مستقیم مردم به دفاتر اسناد رسمی برای ثبت معاملات همواره مجاز است و سامانه خودنویس این مسیر را تسهیل کرده است.
3. اما: بسیاری از معاملات همچنان نیازمند تخصص، مشاوره، ارزیابی قیمت و خدمات واسطه‌ای مشاوران املاک است و نقش آنها به طور کامل حذف نمی‌شود.
وظایف و اختیارات مشاوران املاک طبق آخرین قوانین و مقررات
الف) وظایف و اختیارات قانونی
بر اساس قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول (۱۴۰۳) و آیین‌نامه‌های اجرایی و بخشنامه‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور:
- تنظیم پیش‌نویس قرارداد در سامانه کاتب:
مشاوران املاک مکلفند پس از مذاکره مقدماتی و توافق طرفین، پیش‌نویس قرارداد را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد (کاتب) درج و به دفاتر اسناد رسمی ارسال کنند. - ماده ۳ قانون الزام:
«دلالان معاملات املاک اعم از مشاوران املاک و بنگاه‌های معاملات ملکی مکلفند پس از مذاکره مقدماتی نسبت به درج پیش‌نویس قرارداد در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اقدام و پیش‌نویس مذکور را جهت تنظیم سند رسمی به دفاتر اسناد رسمی منعکس نمایند.» - استفاده از قراردادهای یکسان و نمونه:
مشاوران املاک فقط مجاز به استفاده از قراردادهای متحدالشکل و نمونه (قرارداد یکسان) هستند که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور طراحی و ابلاغ شده است. امکان افزودن یا کاستن شروط قراردادی به این قراردادها وجود ندارد. - ارائه مشاوره تخصصی و کارشناسی:
ارائه مشاوره در خصوص قیمت‌گذاری، وضعیت حقوقی ملک، استعلامات و سایر امور مرتبط با معامله املاک - انجام استعلامات اولیه و جمع‌آوری مدارک:
جمع‌آوری مدارک هویتی، مالکیتی و سایر اسناد لازم از طرفین معامله - ارائه کد رهگیری معاملات:
پس از ثبت قرارداد در سامانه کاتب، ارائه کد رهگیری رسمی به طرفین معامله
محدودیت‌ها و ممنوعیت‌های معاملات طبق قانون
- تنظیم قراردادهای عادی و غیررسمی خارج از سامانه کاتب:
مشاوران املاک دیگر مجاز به تنظیم قراردادهای دستی، عادی یا فرم‌های غیررسمی و خارج از سامانه کاتب نیستند. هرگونه قرارداد عادی فاقد اعتبار قانونی است و مشاور متخلف مسئولیت انتظامی و مدنی دارد. - افزودن یا حذف شروط قراردادی خارج از قالب‌های مصوب:
امکان تغییر مفاد قراردادهای یکسان و نمونه وجود ندارد. - ثبت قراردادهایی که خارج از موضوع فعالیت صنفی یا بدون پروانه صنفی باشد:
فقط مشاوران دارای پروانه صنفی فعال حق استفاده از سامانه کاتب و تنظیم قرارداد را دارند. - دخالت در تنظیم قراردادهای سامانه خودنویس:
تنظیم قرارداد در سامانه خودنویس صرفاً توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی انجام می‌شود و مشاوران املاک در این فرآیند نقشی ندارند. - تعیین و دریافت کمیسیون خارج از تعرفه مصوب:
کمیسیون مشاوران املاک باید طبق تعرفه رسمی اتحادیه صنف تعیین و دریافت شود.
جمع‌بندی
سامانه کاتب، مخصوص مشاوران املاک، برای ثبت معاملات از طریق بنگاه‌ها، با قراردادهای یکسان و استاندارد، با اتصال مستقیم به دفاتر اسناد رسمی است و سامانه خودنویس، مخصوص شهروندان و اشخاص حقوقی، برای ثبت معاملات توافقی و مستقیم، بدون نیاز به بنگاه یا واسطه، با ارسال پیش‌نویس به دفاتر اسناد رسمی.
هر دو سامانه، شفافیت، کاهش اختلافات و جلوگیری از معاملات صوری و غیررسمی را دنبال می‌کنند، اما مخاطب، سازوکار و فرآیند استفاده آنها متفاوت است.
1. مشاوران املاک حذف نشده‌اند اما نقش آنها محدود و شفاف‌تر شده است.
2. تنظیم قراردادهای املاک توسط مشاوران فقط از طریق سامانه کاتب و با قراردادهای یکسان و نمونه مجاز است.
3. شهروندان می‌توانند قراردادهای خود را بدون واسطه و از طریق سامانه خودنویس تنظیم و مستقیماً به دفاتر اسناد رسمی ارسال کنند.
4. حق تنظیم قراردادهای عادی، افزودن شروط دلخواه و دخالت در سامانه خودنویس را ندارند.
5. نقش اصلی مشاوران املاک در آینده، ارائه مشاوره تخصصی، تسهیل فرآیند معامله و انجام امور کارشناسی خواهد بود.