در حال حاضر، ایجاد دو سامانه موازی برای ثبت قراردادهای اجاره و خرید و فروش املاک صنعتی، تجاری و مسکونی—یعنی سامانه‌های «خودنویس» و «کاتب»—سبب بروز سردرگمی و ابهام‌هایی در میان مردم شده است. این وضعیت نشان‌دهنده عدم یکپارچگی در فرآیند مدیریت بازار مسکن و نیاز مبرم به همسویی و هماهنگی در خدمات دولت است.
به گفته اعضای هیأت رئیسه اتحادیه مشاوران املاک، سامانه خودنویس (https://khodnevis.mrud.ir) به افزایش فعالیت‌های دلالی سرپایی و معاملات غیررسمی در این حوزه کمک کرده است. آزاد گذاشتن ثبت قراردادها برای تمامی افراد، ممکن است منجر به ثبت قراردادهای بدون دانش حقوقی لازم شود و در نتیجه، مشکلات حقوقی و معاملات نادرست ایجاد نماید که هم به سود و ضرر افراد بی‌تجربه تمام می‌شود و هم بر سلامت بازار تأثیر منفی دارد.

در مقابل، سامانه کاتب (https://kateb.ir) به‌طور خاص برای کاربران دارای مجوز و حرفه‌ای طراحی شده است. تنها مشاوران املاک رسمی و مجاز می‌توانند از این سامانه بهره ببرند. این محدودیت، اعتبار و اعتماد بیشتری به کاتب می‌دهد و ریسک بروز مشکلات حقوقی را کاهش می‌دهد. بنابراین، این سامانه به عنوان مرجع تخصصی برای ثبت قراردادهای خرید و فروش و اجاره ملک شناخته شده است و نقش مهمی در کاهش ریسک‌های حقوقی مرتبط با معاملات ملکی بازی می‌کند.

هر دو سامانه، «خودنویس» و «کاتب»، ابزارهای الکترونیکی مهمی برای مدیریت معاملات ملکی در ایران محسوب می‌شوند، اما در قابلیت‌ها، اهداف و نحوه کارکرد تفاوت‌های بنیادی دارند. در ادامه، به مقایسه دقیق و جزئی این دو سامانه پرداخته می‌شود تا تفاوت‌ها، مزایا و محدودیت‌های هر یک بهتر درک شود.

سامانه کاتب چیست؟

سامانه کاتب، سامانه‌ای رسمی و تحت نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است که به منظور تسهیل، شفاف‌سازی و الکترونیکی‌سازی فرآیند تنظیم و ثبت قراردادهای معاملات املاک توسط مشاوران املاک دارای پروانه صنفی فعال راه‌اندازی شده است.

این سامانه به مشاوران املاک امکان می‌دهد پیش‌نویس قراردادهای بیع، اجاره و سایر معاملات اموال غیرمنقول را با رعایت قالب‌های یکسان و استاندارد، به صورت الکترونیکی تنظیم و برای ثبت رسمی به دفاتر اسناد رسمی ارسال نمایند.

مستند قانونی:

1. قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول (۱۴۰۳) و آیین‌نامه‌های اجرایی آن
2. بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

ویژگی‌های سامانه کاتب

1. دسترسی صرفاً برای مشاوران املاک دارای پروانه صنفی فعال
2. استفاده از قراردادهای یکسان و نمونه (مطابق دستورالعمل)
3. ارتباط آنلاین با سامانه ثبت اسناد رسمی جهت ارسال پیش‌نویس قراردادها
4. ثبت الکترونیکی کلیه اطلاعات و مستندات طرفین معامله
5. کاهش جعل، تخلفات و اختلافات ناشی از قراردادهای عادی

سامانه خودنویس چیست؟

سامانه خودنویس، سامانه‌ای است که به اشخاص حقیقی و حقوقی (شهروندان عادی یا نمایندگان آنها) این امکان را می‌دهد که پیش‌نویس قراردادهای خود را به صورت غیرحضوری و الکترونیکی، با رعایت قالب‌های قانونی موجود، تنظیم و مستقیماً برای ثبت رسمی به دفاتر اسناد رسمی ارسال نمایند.
این سامانه برای افرادی طراحی شده که بدون مراجعه به مشاور املاک یا واسطه، قصد دارند قرارداد خود را تنظیم و ثبت کنند.

مستند قانونی:

1. قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول (۱۴۰۳)
2. آیین‌نامه اجرایی و بخشنامه‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

ویژگی‌های سامانه خودنویس

1. دسترسی برای عموم شهروندان و اشخاص حقوقی (بدون نیاز به پروانه صنفی)
2. امکان تنظیم انواع قراردادها (مطابق قالب‌های مصوب)
3. ارسال مستقیم پیش‌نویس به دفاتر اسناد رسمی برای طی مراحل ثبت رسمی
4. افزایش شفافیت و کاهش هزینه‌های واسطه‌گری

موارد استفاده سامانه کاتب و خودنویس

سامانه کاتب و خودنویس دو سامانه مجزا با کاربردهای متفاوت هستند. سامانه کاتب برای ثبت اسناد رسمی، مالکیت معنوی و مدیریت املاک به کار می‌رود، در حالی که سامانه خودنویس بیشتر برای ثبت قراردادهای اجاره مسکن و دریافت کد رهگیری استفاده می‌شود. در ادامه به توضیحات بیشتری در این زمینه می‌پردازیم.

سامانه کاتب

1. تنظیم و ثبت قراردادهای خرید و فروش، اجاره، صلح، پیش‌فروش و سایر معاملات املاک توسط مشاوران املاک
2. استفاده برای معاملات معمول بازار مسکن و مستغلات که از طریق بنگاه‌های املاک انجام می‌شود
3. ثبت قراردادهای اجاره (به ویژه اجاره‌های بیش از ۲۴ ماه) و معاملات مشمول قانون الزام به ثبت رسمی

سامانه خودنویس

1. تنظیم و ثبت قراردادهای توافقی بین اشخاص بدون دخالت مشاور املاک (مثلاً معاملات خانوادگی، دوستانه یا توافقی)
2. ثبت انواع قراردادهای انتقال مالکیت، اجاره، صلح، هبه و سایر اعمال حقوقی نسبت به اموال غیرمنقول
3. استفاده برای اشخاصی که مایل به تنظیم قرارداد بدون واسطه و صرفاً با مراجعه به دفتر اسناد رسمی هستند

استناد به مقررات و منابع رسمی

1. قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول (مصوب ۱۴۰۳)، مواد ۲ و ۳
2. ماده ۲: «درخواست‌های پیشنهادی تعیین نام اشخاص حقوقی از طریق سامانه جامع به صورت غیرحضوری و با تکمیل اطلاعات و مستندات الکترونیکی ارسال می‌شود.»
3. آیین‌نامه اجرایی قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول
4. سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور:
   www.ssaa.ir
5. کتاب قانون الزام به ثبت رسمی سیاوش هوشیار
6. اطلاعات رسمی منتشره در پایگاه اطلاع‌رسانی قوه قضاییه و رسانه‌های تخصصی حقوقی

آیا سامانه خودنویس و ثبت مستقیم معاملات باعث حذف مشاوران املاک می‌شود؟

خیر. وجود سامانه خودنویس و امکان ثبت مستقیم قراردادها توسط شهروندان به معنای حذف کامل مشاوران املاک از فرآیند معاملات املاک نیست، بلکه موجب ایجاد «حق انتخاب» برای شهروندان و افزایش شفافیت و رقابت سالم شده است.
دلایل:
1. قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، تنظیم معاملات املاک را هم توسط مشاوران املاک (از طریق سامانه کاتب) و هم توسط اشخاص حقیقی و حقوقی (از طریق سامانه خودنویس) مجاز دانسته است.
2. مراجعه مستقیم مردم به دفاتر اسناد رسمی برای ثبت معاملات همواره مجاز است و سامانه خودنویس این مسیر را تسهیل کرده است.
3. اما: بسیاری از معاملات همچنان نیازمند تخصص، مشاوره، ارزیابی قیمت و خدمات واسطه‌ای مشاوران املاک است و نقش آن‌ها به طور کامل حذف نمی‌شود.

وظایف و اختیارات مشاوران املاک طبق آخرین قوانین و مقررات

الف) وظایف و اختیارات قانونی
بر اساس قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول (۱۴۰۳) و آیین‌نامه‌های اجرایی و بخشنامه‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور:

1. تنظیم پیش‌نویس قرارداد در سامانه کاتب:
   مشاوران املاک مکلفند پس از مذاکره مقدماتی و توافق طرفین، پیش‌نویس قرارداد را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد (کاتب) درج و به دفاتر اسناد رسمی ارسال کنند.
2. ماده ۳ قانون الزام:
   «دلالان معاملات املاک اعم از مشاوران املاک و بنگاه‌های معاملات ملکی مکلفند پس از مذاکره مقدماتی نسبت به درج پیش‌نویس قرارداد در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اقدام و پیش‌نویس مذکور را جهت تنظیم سند رسمی به دفاتر اسناد رسمی منعکس نمایند.»
3. استفاده از قراردادهای یکسان و نمونه:
   مشاوران املاک فقط مجاز به استفاده از قراردادهای متحدالشکل و نمونه (قرارداد یکسان) هستند که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور طراحی و ابلاغ شده است. امکان افزودن یا کاستن شروط قراردادی به این قراردادها وجود ندارد.
4. ارائه مشاوره تخصصی و کارشناسی:
   ارائه مشاوره در خصوص قیمت‌گذاری، وضعیت حقوقی ملک، استعلامات و سایر امور مرتبط با معامله املاک
5. انجام استعلامات اولیه و جمع‌آوری مدارک:
   جمع‌آوری مدارک هویتی، مالکیتی و سایر اسناد لازم از طرفین معامله
6. ارائه کد رهگیری معاملات:
   پس از ثبت قرارداد در سامانه کاتب، ارائه کد رهگیری رسمی به طرفین معامله

محدودیت‌ها و ممنوعیت‌های معاملات طبق قانون

1. تنظیم قراردادهای عادی و غیررسمی خارج از سامانه کاتب:
   مشاوران املاک دیگر مجاز به تنظیم قراردادهای دستی، عادی یا فرم‌های غیررسمی و خارج از سامانه کاتب نیستند. هرگونه قرارداد عادی فاقد اعتبار قانونی است و مشاور متخلف مسئولیت انتظامی و مدنی دارد.
2. افزودن یا حذف شروط قراردادی خارج از قالب‌های مصوب:
   امکان تغییر مفاد قراردادهای یکسان و نمونه وجود ندارد.
3.  ثبت قراردادهایی که خارج از موضوع فعالیت صنفی یا بدون پروانه صنفی باشد:
   فقط مشاوران دارای پروانه صنفی فعال حق استفاده از سامانه کاتب و تنظیم قرارداد را دارند.
4. دخالت در تنظیم قراردادهای سامانه خودنویس:
   تنظیم قرارداد در سامانه خودنویس صرفاً توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی انجام می‌شود و مشاوران املاک در این فرآیند نقشی ندارند.
5. تعیین و دریافت کمیسیون خارج از تعرفه مصوب:
   کمیسیون مشاوران املاک باید طبق تعرفه رسمی اتحادیه صنف تعیین و دریافت شود.

جمع‌بندی

سامانه کاتب، مخصوص مشاوران املاک، برای ثبت معاملات از طریق بنگاه‌ها، با قراردادهای یکسان و استاندارد، با اتصال مستقیم به دفاتر اسناد رسمی است و سامانه خودنویس، مخصوص شهروندان و اشخاص حقوقی، برای ثبت معاملات توافقی و مستقیم، بدون نیاز به بنگاه یا واسطه، با ارسال پیش‌نویس به دفاتر اسناد رسمی.
هر دو سامانه، شفافیت، کاهش اختلافات و جلوگیری از معاملات صوری و غیررسمی را دنبال می‌کنند، اما مخاطب، سازوکار و فرآیند استفاده آن‌ها متفاوت است.

1. مشاوران املاک حذف نشده‌اند اما نقش آن‌ها محدود و شفاف‌تر شده است.
2. تنظیم قراردادهای املاک توسط مشاوران فقط از طریق سامانه کاتب و با قراردادهای یکسان و نمونه مجاز است.
3. شهروندان می‌توانند قراردادهای خود را بدون واسطه و از طریق سامانه خودنویس تنظیم و مستقیماً به دفاتر اسناد رسمی ارسال کنند.
4. حق تنظیم قراردادهای عادی، افزودن شروط دلخواه و دخالت در سامانه خودنویس را ندارند.
5. نقش اصلی مشاوران املاک در آینده، ارائه مشاوره تخصصی، تسهیل فرآیند معامله و انجام امور کارشناسی خواهد بود.